¿Tiquete o factura electrónica? Cuál emitir en cada venta

Emita tiquete electrónico cuando el cliente compra para su consumo y no pide el comprobante a su nombre. Emita factura electrónica cuando el cliente la pide con su nombre y su cédula, normalmente porque la compra es para su negocio. Los dos son válidos ante Hacienda y los dos cuentan como venta suya.

Es la pregunta que más se repite en el mostrador: «¿le hago tiquete o factura?». La respuesta depende de para qué es la compra y de si el cliente la pide a su nombre.

La regla práctica

• Tiquete electrónico: el cliente compra para su consumo personal y no necesita la factura a su nombre. Un refresco, un almuerzo, un par de tornillos para la casa.
• Factura electrónica: el cliente la pide con su nombre y su cédula, normalmente porque la compra es para su negocio y la va a usar en sus declaraciones.

Los dos son comprobantes válidos ante Hacienda y los dos cuentan como venta suya. La diferencia está en el receptor: el tiquete no necesita identificarlo; la factura sí.

Por qué al cliente le importa

La factura electrónica a nombre del cliente es la que le sirve a él para respaldar sus gastos y su crédito de IVA ante Hacienda. Por eso un maestro de obras, un taller o una empresa casi siempre la piden: sin ella, esa compra no les sirve en su contabilidad.

¿El tiquete electrónico sirve para deducir gastos?

No. El tiquete es el comprobante del consumidor final: le sirve a Hacienda para saber que usted vendió, pero al cliente no le sirve para respaldar un gasto de su negocio ni para acreditar el IVA. Si el cliente necesita eso, lo que corresponde es una factura a su nombre.

Por eso, si un cliente le dice «es para la empresa», ya sabe: factura.

¿Para usted cambia algo?

En lo que paga a Hacienda, no. El tiquete y la factura llevan el mismo IVA y los dos entran igual en sus ventas del mes. Lo que cambia es el trámite en el mostrador: la factura le pide datos del cliente, y esos datos tienen que estar bien.

Qué datos pedirle al cliente que quiere factura

1. Su nombre o razón social, tal como está inscrito.
2. Su cédula (física, jurídica, DIMEX o NITE).
3. Su correo, para enviarle el PDF y el XML.

Revise la cédula dos veces. Si el número está mal o no está registrado en Hacienda, el comprobante puede ser rechazado, y hay que corregir el dato y emitirlo de nuevo. Vea qué hacer con un comprobante rechazado.

¿Puedo hacerle factura a una persona, no solo a una empresa?

Sí. La factura puede ir a nombre de una persona física con su cédula, por ejemplo un electricista o un agricultor que compra para su trabajo. Lo que importa es que el cliente la pida y que dé sus datos.

¿Y si ya le hice tiquete y después me pide factura?

No se emiten dos comprobantes por la misma venta. Lo correcto es anular el tiquete con una nota de crédito y emitir la factura con los datos del cliente. Un buen sistema lo hace en pocos pasos y deja los dos comprobantes ligados. Vea qué es una nota de crédito electrónica.

Lo mismo aplica al revés: si hizo una factura a nombre equivocado, no se borra; se anula con nota de crédito y se emite la correcta.

Ejemplos del mostrador

• Una señora compra dos bombillos por ₡3.000 para su casa y no pide nada: tiquete.
• Un maestro de obras se lleva materiales por ₡85.000 para una obra y pide factura a nombre de su empresa: factura, con la cédula jurídica.
• Un cliente compra un repuesto por ₡18.500 y dice «a nombre mío, que soy taxista»: factura, con su cédula física.
• Una empresa contrata un servicio profesional por ₡250.000: casi siempre factura, porque la va a usar en su contabilidad.

En una ferretería o un taller la factura es muy frecuente; en una tienda de barrio, casi todo es tiquete. Si presta servicios profesionales, la mayoría de sus clientes van a pedir factura.

Cliente frecuente: guárdelo una vez

Para el cliente que siempre pide factura, regístrelo una sola vez con su cédula y su correo. La próxima vez solo lo elige y la factura sale a su nombre, sin volver a digitar nada.

Errores comunes

• Hacer factura sin cédula o con la cédula a medias.
• Emitir un segundo comprobante por la misma venta en lugar de anular el primero.
• Escribir el nombre distinto a como está inscrito el cliente.
• No pedir el correo: el cliente se queda sin su XML y después lo reclama.

Tabla rápida

Si su caso es especial (exportaciones, régimen simplificado, exoneraciones), consúltelo con su contador.

En resumen

• Tiquete para el consumidor final que no pide comprobante a su nombre.
• Factura cuando el cliente la pide con su nombre y su cédula.
• Los dos son válidos y llevan el mismo IVA; solo la factura le sirve al cliente para su contabilidad.
• Si ya hizo tiquete y le piden factura, anule con nota de crédito y emita la factura.
• Guarde a sus clientes frecuentes con cédula y correo.

Para entender todos los comprobantes, lea qué es la factura electrónica 4.4.

En MiGestionYa la venta sale como tiquete por defecto. Si elige al cliente con su cédula, sale como factura electrónica a su nombre, sin cambiar de pantalla, y le llega al cliente por correo con su PDF y su XML cuando Hacienda la acepta.