Comprobante rechazado por Hacienda: qué significa y qué hacer

Que Hacienda rechace un comprobante significa que encontró un error y que ese documento no tiene validez: no respalda la venta ni le sirve al cliente. No se anula con nota de crédito: se corrige la causa y se emite un comprobante nuevo, con otro número, que indica cuál está sustituyendo.

Qué estados puede tener un comprobante

Cuando su sistema envía un comprobante, Hacienda lo recibe, lo revisa y responde. Mientras tanto pasa por estos estados:

• Recibido o procesando: Hacienda lo tiene y lo está validando. La resolución técnica le da a Hacienda hasta 3 horas para responder, aunque lo normal es que conteste en segundos.
• Aceptado: pasó todas las revisiones. Es el único estado con validez.
• Rechazado: encontró al menos un error que lo invalida.

Hay un cuarto caso que no es de Hacienda: el comprobante no llegó, porque se cayó el internet o el servicio de Hacienda no respondía. Eso no es un rechazo, y lo vemos más abajo.

¿Rechazado es lo mismo que anulado?

No, y la diferencia importa:

El reglamento lo dice así: cuando el mensaje de Hacienda es de rechazo, el comprobante carece de validez y no se le hace nota de crédito. Para anular uno aceptado, vea Cómo anular o corregir con una nota de crédito.

¿Por qué rechaza Hacienda un comprobante?

Hacienda revisa en tres niveles: que el archivo tenga la estructura correcta, que cada dato tenga el formato correcto y que los datos calcen con sus registros (el registro de contribuyentes, el catálogo CABYS, las exoneraciones). Estas son las causas más comunes:

• La cédula del cliente está mal. Un dígito de más, de menos o una cédula que no existe. Es el error más frecuente en facturas.
• La actividad económica del cliente que lleva la factura no es la que él tiene inscrita.
• Un código CABYS que no existe, por ejemplo mal digitado. Vea Qué es el código CABYS o use el buscador de CABYS.
• Las cuentas no cuadran. Hacienda revisa la aritmética: cantidad por precio, el impuesto contra la tarifa declarada y que la suma de las líneas dé el total. Un impuesto que no corresponde a la tarifa que dice la línea se rechaza.
• Datos del emisor: una actividad económica que usted no tiene inscrita, o una llave criptográfica vencida o de otra cédula. Vea Cómo sacar la llave criptográfica y el usuario de Hacienda.
• Un número de comprobante repetido. Pasa cuando dos sistemas facturan con la misma numeración, o cuando se restauró un respaldo viejo. Hacienda no acepta dos veces el mismo consecutivo.
• Una exoneración que no calza con la registrada en el sistema de exoneraciones de Hacienda. Vea Exoneraciones de IVA.

Dos aclaraciones:

• La ubicación del emisor (provincia, cantón y distrito) distinta a la inscrita suele llegar como advertencia, no como rechazo: el comprobante puede salir aceptado con ese aviso. Igual conviene que su dirección calce con la de Hacienda.
• Una tarifa de IVA equivocada para el producto no siempre la rechaza Hacienda. Si las cuentas cuadran, el comprobante puede salir aceptado con la tarifa mal. Eso es peor: cobró y declaró un IVA que no era. Por eso vale la pena revisar el CABYS y la tarifa de cada producto.

¿Cómo sé exactamente qué falló?

Con cada rechazo, Hacienda devuelve una respuesta con el detalle de los errores. Léala completa: a veces trae varios avisos y solo uno es el que causó el rechazo. No se quede solo con el número de código; el texto dice qué dato revisar.

Su sistema debería mostrarle esa respuesta y guardarla junto al comprobante.

¿Qué hago con un comprobante rechazado?

1. Lea el motivo en la respuesta de Hacienda.
2. Corrija el dato donde nace: en la ficha del cliente, en la del producto o en la configuración de su negocio. Si solo lo cambia en este comprobante, el próximo saldrá igual de mal.
3. Emita el comprobante de nuevo. Sale con otro número y otra clave, y debe indicar cuál es el comprobante rechazado que sustituye. El reglamento pide hacerlo de inmediato.
4. Envíele el nuevo al cliente, para que se quede con el que sí vale.

Hacienda agregó un código de referencia propio para esto, «sustituye comprobante electrónico rechazado». Los sistemas deben usarlo a partir del 1 de noviembre de 2026, según el comunicado que actualizó los anexos de la versión 4.4.

¿Por qué no puedo usar el mismo número?

Porque Hacienda ya recibió ese número, aunque lo haya rechazado. Si lo vuelve a enviar, lo rechaza de nuevo por repetido.

El rechazado se queda con su número en su historial, junto con la respuesta de Hacienda. El nuevo toma el siguiente número libre. Así la numeración queda limpia y cualquiera puede ver qué pasó.

Un ejemplo

Una ferretería le vende a un taller materiales por ₡22 600 (₡20 000 más ₡2 600 de IVA) y emite la factura número 145. A los segundos llega el rechazo: la cédula jurídica del taller tiene un dígito de más.

La cajera abre la ficha del cliente, corrige la cédula y emite de nuevo. Mientras tanto se hizo otra venta, la 146, así que la nueva sale como factura 147, por los mismos ₡22 600, indicando que sustituye a la 145. Hacienda la acepta y el taller recibe la 147 en su correo.

En los registros quedan las dos: la 145 rechazada, sin validez, y la 147 aceptada. Solo la 147 cuenta como venta.

¿Y si el comprobante no se rechazó, sino que no llega?

Si el estado dice que no se pudo enviar, o se queda «procesando» mucho rato, casi siempre es la conexión o el servicio de Hacienda. En ese caso no emita otro: tendría dos comprobantes por la misma venta. Lo correcto es reintentar el envío del mismo, que conserva su número. Un buen sistema lo reintenta solo y la venta no se detiene.

Cómo evitar rechazos

• Registre bien al cliente frecuente: cédula, nombre y correo una sola vez, revisados.
• Ponga el CABYS correcto en cada producto.
• Tenga sus datos de emisor iguales a como están inscritos en Hacienda.
• Revise la fecha de vencimiento de su llave criptográfica.
• Si usa dos sistemas a la vez, que cada uno numere con su propia terminal.

En resumen

• Rechazado no es anulado: el rechazado nunca tuvo validez.
• A un rechazado no se le hace nota de crédito.
• Se corrige la causa en su origen y se emite un comprobante nuevo, con otro número, que indica cuál sustituye.
• El número rechazado no se reutiliza: Hacienda ya lo recibió.
• Si el comprobante no llegó, no es rechazo: se reintenta el mismo, no se emite otro.

En MiGestionYa la campana le avisa cuando Hacienda rechaza un comprobante y su detalle muestra el motivo; usted corrige el cliente o el producto y toca «Reemitir con consecutivo nuevo» para que salga uno nuevo que sustituye al rechazado, y si el problema fue de conexión el sistema reintenta el mismo comprobante sin crear otro.