Exoneraciones de IVA en la factura electrónica: guía práctica

Una exoneración de IVA es un beneficio que tiene un cliente, no un producto: le permite no pagar todo o parte del IVA en sus compras. Se respalda con un documento oficial —una autorización de Hacienda, una ley especial o una condición reconocida— y los datos de ese documento van en la factura electrónica. Si el cliente no tiene ese documento vigente, se le cobra el IVA completo.

Esta guía le explica quién puede tener una exoneración, qué revisar antes de aplicarla, qué datos lleva el comprobante y en qué se diferencia de un producto exento o de una tarifa reducida.

¿Qué es una exoneración de IVA?

Es un permiso para que un comprador específico pague menos IVA del que le correspondería. El producto sigue siendo gravado: lo que cambia es quién lo compra.

Por eso dos clientes pueden llevarse el mismo saco de cemento y pagar un IVA distinto: uno paga el 13 % y el otro, que tiene su autorización, paga menos o nada.

Esa es la diferencia con lo exento: un libro está exento por ley para cualquier comprador. Una exoneración, en cambio, solo vale para quien tiene el documento a su nombre.

¿Quién puede tener una exoneración?

Hacienda reconoce varios tipos de documentos de exoneración. Los más comunes en un negocio pequeño son:

• Autorizaciones de la Dirección General de Hacienda, que el beneficiario tramita en el sistema EXONET. Hacienda las emite con un número propio; las autorizaciones locales llevan un número que empieza con «AL-».
• Leyes especiales que exoneran a ciertas entidades o actividades. En ese caso el documento es la ley, con su número, su artículo y su inciso.
• Ventas a diplomáticos.
• Empresas en el régimen de zona franca.
• Órganos de las municipalidades.

En la práctica, el cliente exonerado llega con su autorización (a veces la llaman «orden de compra autorizada») o le envía el número por correo. Quien tramita la exoneración es el cliente, no usted: a usted le toca revisarla y facturarla bien.

¿Qué revisar antes de aplicar una exoneración?

Antes de cobrarle menos IVA a un cliente, confirme cinco cosas:

1. Que el documento esté a nombre de quien compra. La cédula de la autorización tiene que ser la misma del cliente al que le factura.
2. Que esté vigente. Las autorizaciones tienen fecha de vencimiento. Una vencida ya no sirve.
3. Qué cubre. Algunas cubren todas las compras; otras, solo ciertos productos o ciertos códigos CABYS.
4. Cuántos puntos de IVA exonera. Puede ser todo el 13 % o solo una parte.
5. El número exacto, tal como aparece en el documento, con los guiones.

Esto importa porque Hacienda revisa. En las autorizaciones que emite la Dirección General de Hacienda, Hacienda compara el número, la fecha de emisión y la vigencia con su propia base de datos, y si algo no coincide rechaza el comprobante. Hacienda tiene además una consulta pública de autorizaciones por número. Si un comprobante le sale rechazado, lea Comprobante rechazado por Hacienda: qué hacer.

Guarde siempre una copia del documento que le presentó el cliente.

¿Qué datos lleva la factura electrónica cuando hay una exoneración?

En la versión 4.4, cada línea exonerada lleva los datos del documento:

• Tipo de documento de exoneración (autorización de Hacienda, ley especial, diplomáticos, zona franca, etc.).
• Número del documento.
• Institución que lo emitió.
• Fecha de emisión del documento.
• Artículo e inciso de la ley, cuando la exoneración viene de una ley.
• Tarifa exonerada: cuántos puntos del IVA se perdonan (por ejemplo, 13 de 13).
• Monto exonerado: cuántos colones de IVA no se cobran en esa línea.

Como la exoneración es del cliente, el comprobante va a su nombre, con su cédula: lo normal es una factura electrónica, no un tiquete. Si tiene dudas sobre cuál emitir, vea ¿Tiquete o factura electrónica?.

Exoneración total y exoneración parcial

• Exoneración total: se exoneran todos los puntos de la tarifa. Sobre un producto del 13 %, el cliente no paga IVA.
• Exoneración parcial: se exoneran solo algunos puntos. El cliente paga la diferencia. Si la autorización exonera 9 de los 13 puntos, el cliente paga el 4 %.

Además, la exoneración puede ser para todo lo que compra el cliente o solo para ciertos productos. Lo que la autorización no cubre se cobra con su IVA normal, aunque vaya en la misma factura.

Ejemplo con montos

Un cliente exonerado compra materiales cubiertos por su autorización por ₡100 000 sin IVA, y en la misma factura lleva una herramienta que la autorización no cubre, por ₡20 000 sin IVA. Las dos llevan 13 %.

En el caso parcial, la factura declara ₡9 000 de IVA exonerado en los materiales y cobra los ₡4 000 restantes. La herramienta sale con su 13 % completo.

¿En qué se diferencia de una tarifa reducida o de un producto exento?

Las tres cosas bajan el IVA, pero no son lo mismo:

Un caso que se confunde mucho: la tarifa del 1 % para productores agropecuarios inscritos en el MAG no es una exoneración. El productor no tiene número de autorización: la línea se factura directamente al 1 % y Hacienda lo valida con su cédula. Lo explicamos en Las tarifas de IVA en Costa Rica.

¿Qué pasa si aplico mal una exoneración?

• Si la autorización estaba vencida o no cubría el producto, usted dejó de cobrar un IVA que sí correspondía. Esa diferencia puede terminar saliendo de su bolsillo.
• Si el número o la fecha no coinciden, Hacienda rechaza el comprobante. Se corrige el dato y se emite de nuevo.
• Si el comprobante ya fue aceptado y la exoneración estaba mal, se anula con una nota de crédito electrónica y se emite uno nuevo con el IVA correcto.

Al cerrar el mes, su contador va a necesitar saber cuánto vendió con exoneración y cuánto IVA dejó de cobrar por eso. Para preparar ese cierre, vea La declaración del IVA en TRIBU-CR, y ante cualquier caso raro, consulte a su contador.

Cliente exonerado frecuente: regístrelo una sola vez

Si un cliente le compra seguido con su exoneración, no la digite en cada venta. Regístrela una vez con todos sus datos —número, institución, fecha, vencimiento, qué cubre y cuántos puntos— y deje que su sistema la aplique sola. Anote la fecha de vencimiento: cuando venza, pídale al cliente la autorización nueva.

En resumen

• Una exoneración es del cliente, no del producto, y se respalda con un documento a su nombre.
• Antes de aplicarla, revise cédula, vigencia, qué cubre, cuántos puntos y el número exacto.
• Puede ser total o parcial, y para todo o solo ciertos productos.
• La factura lleva los datos del documento y el monto exonerado de cada línea.
• No es lo mismo que un producto exento ni que una tarifa reducida.

En MiGestionYa la exoneración se registra una vez en la ficha del cliente —total o parcial, para todo o solo para ciertos productos, con su vencimiento— y cada venta a ese cliente calcula el IVA exonerado y lo declara en el comprobante; cuando la autorización vence, deja de aplicarse sola.