Requisitos para facturar electrónicamente en Costa Rica (2026)

Para facturar electrónicamente en Costa Rica necesita cuatro cosas: estar inscrito en Hacienda (TRIBU-CR) con al menos una actividad económica, el usuario y la contraseña para el envío de comprobantes, la llave criptográfica (un archivo .p12) con su PIN, y un sistema compatible con la versión 4.4. Los requisitos son los mismos para una persona física con negocio propio y para una sociedad; lo que cambia es quién hace el trámite.

Esta guía le explica cada paso, en orden, hasta su primera factura aceptada.

¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?

En general, todo el que tenga una actividad económica lucrativa inscrita en Hacienda debe emitir comprobantes electrónicos por sus ventas.

El Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto 44739-H) tiene algunas excepciones. Las más conocidas son:

• Los inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada, salvo que hayan optado por emitir comprobantes electrónicos.
• Los inscritos en el Régimen Especial Agropecuario que solo realizan actividades agropecuarias.

Si cree que su caso es una excepción, confírmelo con su contador antes de dejar de facturar.

Paso 1: Inscríbase en Hacienda con su actividad económica

Desde octubre de 2025 los trámites se hacen en TRIBU-CR, la plataforma de Hacienda que reemplazó a la anterior. Se entra por la Oficina Virtual: ovitribucr.hacienda.go.cr.

La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) se hace al empezar a vender. Si la norma de su caso no da otro plazo, el reglamento da diez días hábiles desde que inicia actividades.

Al inscribirse, Hacienda le pide:

• Su domicilio fiscal: provincia, cantón, distrito, otras señas y la ubicación en el mapa.
• Un correo electrónico y un celular, que se validan con un código.
• Su actividad económica principal y las secundarias, si las tiene.
• El régimen en que va a tributar.

Sin al menos una actividad económica lucrativa inscrita, Hacienda no le genera las credenciales para facturar. Es el primer requisito de todo lo demás.

Si es persona física

Usted crea su usuario en la Oficina Virtual con su identificación (cédula, DIMEX o NITE) y desde ahí inscribe su actividad. Todo el trámite lo hace usted mismo.

Si es una sociedad

La sociedad se inscribe con su cédula jurídica, y el trámite lo hace su representante legal. Primero el representante se registra en TRIBU-CR como persona, y luego queda vinculado a la sociedad. Normalmente Hacienda toma esa información del Registro Nacional; si no la tiene, el representante presenta una solicitud para que lo acrediten.

Las credenciales de facturación se sacan desde la cuenta de la sociedad, no desde la cuenta personal del representante, y llegan al correo que la sociedad tiene registrado en el RUT.

Paso 2: Revise su actividad y su dirección

Dos datos de su inscripción viajan en cada comprobante, y si no calzan, Hacienda lo rechaza:

• El código de actividad económica. Cada factura declara la actividad con que vende. Si no está inscrita a su nombre, el comprobante se rechaza.
• La dirección. La provincia, el cantón y el distrito que ponga en su sistema tienen que ser los mismos de su domicilio fiscal en Hacienda.

Si cambió de local o empezó a vender algo nuevo, actualice primero su inscripción y después su sistema.

Paso 3: Saque el usuario y la contraseña para comprobantes

En la Oficina Virtual, entre al módulo de comprobantes electrónicos y pida crear el usuario. Cuando Hacienda le pregunte qué sistema va a usar, elija la opción de usar otro programa.

El usuario y la contraseña le llegan al correo del RUT y quedan disponibles en Mi perfil. Guárdelos en un lugar seguro.

No revoque un usuario que ya esté en uso: dejaría sin servicio al sistema que lo use. El paso a paso, con cada menú, está en Cómo sacar la llave criptográfica y el usuario de Hacienda.

Paso 4: Genere la llave criptográfica y anote el PIN

En el mismo módulo se genera la llave criptográfica. Hacienda le pide un PIN: anótelo bien, porque su sistema se lo va a pedir junto con la llave. Al terminar se descarga el archivo .p12.

Tres cuidados:

• Si ya factura con otro sistema, use la llave que ya tiene. Generar una nueva puede dejar sin validez la anterior.
• La llave vence. Anote la fecha y renuévela antes, o no podrá firmar comprobantes.
• Pruebas y producción son distintas. Si su sistema le permite probar primero en el ambiente de pruebas de Hacienda, esas credenciales son aparte de las reales.

Paso 5: Elija un sistema compatible con la versión 4.4

Desde el 1 de septiembre de 2025 Hacienda solo acepta comprobantes en la versión 4.4. El sistema es el que arma el comprobante, lo firma con su llave, lo envía y le muestra la respuesta.

Antes de pagar, revise las diez preguntas de Cómo elegir un sistema de facturación electrónica. Si va a usar dos sistemas a la vez, cada uno debe numerar con su propia terminal para que los consecutivos no choquen.

Paso 6: Cargue sus datos y emita su primera factura

En la configuración fiscal de su sistema ingrese:

1. Su cédula y su actividad económica.
2. Su dirección, igual a la de Hacienda.
3. El usuario y la contraseña de comprobantes.
4. El archivo .p12 y su PIN.

Un buen sistema prueba la conexión antes de encender la emisión: así sabe que los datos sirven antes de atender al primer cliente.

Después, ponga el código CABYS a sus productos. Cada línea del comprobante lo lleva y de él sale la tarifa de IVA. Puede buscarlos gratis en el buscador de CABYS y leer más en Qué es el código CABYS.

Ejemplo: su primera venta

Haga una venta real y sencilla. Un cliente compra un producto de ₡5 000 sin IVA, con tarifa del 13 %:

• Precio: ₡5 000
• IVA 13 %: ₡650
• Total: ₡5 650

Si el cliente no pide factura a su nombre, emita un tiquete electrónico. Si la pide, necesita su nombre, cédula y correo para la factura electrónica. Si tiene dudas, vea ¿Tiquete o factura electrónica?.

En segundos Hacienda responde. Si dice «Aceptado», ya está facturando. Si dice «Rechazado», lea el motivo: casi siempre es un dato de la inscripción, de la dirección o del producto. Vea Comprobante rechazado por Hacienda: qué hacer.

Lista para revisar antes de empezar

• Inscrito en el RUT con al menos una actividad económica.
• Dirección del sistema igual al domicilio fiscal.
• Usuario y contraseña de comprobantes guardados.
• Llave .p12 descargada, PIN anotado y fecha de vencimiento apuntada.
• Sistema compatible con la versión 4.4, con la conexión probada.
• Productos con su código CABYS.
• Primer comprobante aceptado.

En resumen

• El punto de partida es estar inscrito en TRIBU-CR con al menos una actividad económica.
• Persona física o sociedad: los requisitos son los mismos; en la sociedad, el trámite lo hace el representante legal desde la cuenta de la sociedad.
• Del módulo de comprobantes salen el usuario, la contraseña y la llave .p12 con su PIN.
• La actividad y la dirección del sistema tienen que calzar con su inscripción.
• Termina cuando su primer comprobante sale aceptado.

En MiGestionYa la configuración fiscal le pide cada dato en orden, trae su nombre y sus actividades desde Hacienda con solo escribir la cédula, prueba la conexión antes de encender la emisión y da por terminado el arranque cuando Hacienda acepta su primer comprobante.