Cómo elegir un sistema de facturación electrónica: 10 preguntas

Para elegir un sistema de facturación electrónica en Costa Rica, no se fije solo en la mensualidad: confirme que emita en la versión 4.4, qué cuenta como comprobante en su plan, cuántos usuarios, cajas y sucursales incluye, qué reportes le da a su contador, cómo respalda sus datos, qué pasa si deja de pagar, si funciona en el celular, si se puede probar gratis y qué soporte tiene. Con esas diez respuestas puede comparar con justicia.

Estas son las preguntas, una por una, con lo que conviene que le respondan.

1. ¿Emite en la versión 4.4 de Hacienda?

Desde el 1 de septiembre de 2025 Hacienda solo acepta comprobantes en la versión 4.4. Un sistema que no la tenga no le sirve, por barato que sea. Si quiere entender qué es, lea Factura electrónica 4.4: qué es y qué necesita.

Pregunte también:

• ¿Qué comprobantes emite? Como mínimo: tiquete, factura, nota de crédito y nota de débito. Si le compra a personas que no facturan, necesita la factura electrónica de compra. Si recibe facturas de proveedores, el mensaje receptor.
• ¿Quién lo actualiza cuando Hacienda cambia algo? Hacienda publica ajustes a la versión 4.4 de vez en cuando. Pregunte si las actualizaciones están incluidas o se cobran aparte.
• ¿Qué hace si Hacienda no responde? Lo correcto es que la venta quede registrada y el sistema reintente solo, sin detener la caja.

2. ¿Qué cuenta como comprobante y qué pasa al llegar al límite?

Muchos planes se cobran por cantidad de comprobantes al mes. Antes de elegir, aclare:

• ¿Qué cuenta? ¿Las notas de crédito? ¿Las facturas de compra? ¿El mensaje receptor? ¿Las pruebas?
• ¿Qué pasa al llegar al límite? ¿Se detiene la venta o solo la emisión? ¿Le avisan antes?
• ¿Puede cambiar de plan a mitad de mes sin perder lo pagado?

Para estimar cuántos necesita, cuente sus ventas de un mes normal. Si hace 25 ventas al día y abre 26 días, son unas 650 al mes, más las notas de crédito que emita.

3. ¿Cuántos usuarios incluye y qué puede ver cada uno?

Si en su negocio trabaja más de una persona, cada una debería entrar con su propio usuario. Así sabe quién vendió, quién anuló y quién abrió la caja.

Pregunte:

• ¿Cuántos usuarios trae el plan y cuánto cuesta cada usuario adicional?
• ¿Puede decidir qué ve cada uno? Por ejemplo, que el cajero venda pero no borre ventas, o que su contador vea los reportes pero no la caja.

4. ¿Sirve si tiene varias cajas o varias sucursales?

Hacienda identifica cada comprobante por el establecimiento (el local) y el punto de venta (la caja) que van en su número consecutivo. Si tiene dos cajas o dos locales, cada uno debe numerar por aparte para que nunca se repita un número.

Pregunte si el sistema maneja varias cajas y sucursales, si cada local sale con su propia dirección en el comprobante, y si eso cuesta extra. Aunque hoy tenga un solo local, piense en dónde quiere estar en dos años.

5. ¿Qué reportes le da a su contador?

Con TRIBU-CR, la declaración mensual del IVA se hace en el formulario 150, que pide las ventas y las compras separadas por tarifa de IVA. Vea La declaración del IVA en TRIBU-CR.

Un buen sistema debería darle:

• Las ventas del mes por tarifa, con las notas de crédito restadas.
• Las compras con su IVA, a partir de las facturas de sus proveedores.
• Los reportes en PDF y Excel, para que su contador no tenga que digitar nada.
• Un usuario para el contador que solo vea reportes.

Pida que le muestren un reporte real, no una captura de mercadeo.

6. ¿Dónde quedan sus datos y cómo se respaldan?

Sus ventas, sus clientes y sus comprobantes son su negocio. Pregunte:

• ¿Cada cuánto se respaldan los datos? ¿El respaldo queda en otro lugar, fuera del servidor principal?
• ¿Sus datos están separados de los de otros negocios?
• ¿Se guardan el XML y la respuesta de Hacienda de cada comprobante? Esos dos archivos son la prueba legal y hay que conservarlos por años.
• ¿Puede descargarlos cuando quiera?

7. ¿Qué pasa si deja de pagar o se quiere ir?

Es la pregunta que casi nadie hace y la que más importa el día que la necesita.

• ¿Puede seguir viendo y descargando sus ventas y comprobantes si se atrasa con un pago?
• ¿Cuántos días de gracia hay antes de que se corte el servicio?
• ¿Se borran sus datos en algún momento? ¿Con cuánto aviso?
• ¿Puede llevarse su información si cambia de sistema?

Pida estas respuestas por escrito, en los términos del servicio.

8. ¿Funciona en el celular y qué equipo necesita?

Un sistema en línea que funciona en el navegador le evita instalar programas y le deja vender desde la computadora, la tableta o el celular. Pregunte:

• ¿Funciona en el celular sin instalar nada?
• ¿Es compatible con su equipo: la tiquetera, la lectora de código de barras, la gaveta?
• ¿Qué necesita de internet? Un sistema en línea necesita conexión; muchas veces sirve la del celular.

Si ya tiene tiquetera o lectora, pruébelas durante la prueba gratis antes de comprar equipo nuevo.

9. ¿Se puede probar gratis, sin tarjeta?

Una prueba gratis de verdad no le pide la tarjeta para empezar. Aprovéchela así:

1. Cargue cinco o diez productos reales, con su código CABYS. Si no los conoce, búsquelos en el buscador de CABYS.
2. Haga una venta real y espere el «Aceptado» de Hacienda.
3. Anule una venta con nota de crédito, para ver cuántos pasos lleva.
4. Cierre la caja del día y saque el reporte.

Pregunte también si lo que registre durante la prueba se conserva cuando empiece a pagar.

10. ¿Qué soporte tiene y cómo se pide?

• ¿Por qué medio se pide ayuda y en cuánto tiempo responden?
• ¿Hay ayuda dentro del sistema, en cada pantalla?
• ¿Le explican los rechazos de Hacienda en palabras simples? Un mensaje con un código técnico no le dice qué corregir. Vea Comprobante rechazado por Hacienda.

Ejemplo: compare el costo de un año, no la mensualidad

Suponga dos opciones (los montos son de ejemplo):

Con tres personas y dos cajas, la opción A cuesta ₡12 000 + ₡6 000 + ₡5 000 = ₡23 000 al mes, o sea ₡276 000 al año. La opción B cuesta ₡192 000 al año. La que parecía más barata termina costando ₡84 000 más.

Haga esta misma cuenta con su negocio real: usuarios, cajas, comprobantes al mes y lo que cobren aparte.

En resumen

• Lo primero: que emita en la versión 4.4 y reintente solo si Hacienda no responde.
• Aclare qué cuenta como comprobante y qué pasa al llegar al límite.
• Sume usuarios, cajas y sucursales al precio: compare el costo de un año.
• Exija reportes por tarifa para el formulario 150 y respaldos de sus datos.
• Pregunte qué pasa si deja de pagar y pruebe gratis con ventas reales antes de decidir.

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