Factura electrónica 4.4 en Costa Rica: qué es y qué necesita para empezar

La factura electrónica 4.4 es el formato que Hacienda pide hoy para todos los comprobantes electrónicos de Costa Rica, y es obligatoria desde el 1 de septiembre de 2025. Para empezar necesita estar inscrito en Hacienda, su llave criptográfica con su PIN y el usuario y la contraseña de comprobantes electrónicos. Su sistema hace el resto: arma el comprobante, lo firma, lo envía y le muestra si Hacienda lo aceptó.

Esta guía le explica, sin palabras técnicas, qué es, qué cambió, qué necesita para empezar y qué tiene que hacer su sistema por usted.

Qué es la factura electrónica

Es la misma factura de siempre, pero en lugar de papel es un archivo (un XML) que su sistema arma, firma con su llave digital y envía a Hacienda. Hacienda lo revisa y responde, normalmente en segundos: aceptado o rechazado. Solo el comprobante aceptado tiene validez.

Con cada comprobante se generan:

• El XML: el documento oficial, el que Hacienda guarda.
• La respuesta de Hacienda: la prueba de que lo aceptó.
• El PDF o el tiquete impreso: la representación para el cliente.

¿Qué cambió en la versión 4.4?

Si ya facturaba antes, estos son los cambios que más se notan:

• Solo se acepta la 4.4. Las versiones anteriores ya no sirven para comprobantes nuevos.
• SINPE Móvil tiene su propio medio de pago. Ya no se reporta como «otros»: el comprobante dice que se pagó por SINPE Móvil.
• El código CABYS se valida contra el catálogo oficial en cada línea. Un código que no existe hace que Hacienda rechace el comprobante.
• Toda línea lleva su impuesto, aunque sea exenta.
• Nació el recibo electrónico de pago, para casos especiales de pagos a plazo (no para los abonos de un crédito común).
• El comprobante identifica el sistema con el que se emitió.

Usted no tiene que aprender nada de esto: lo tiene que hacer su sistema. Pero si su sistema no está al día, sus comprobantes se rechazan.

¿Quién tiene que facturar electrónicamente?

En general, toda persona o empresa inscrita en Hacienda que vende bienes o servicios en el régimen general. Si está en el régimen simplificado o tiene una situación especial, confirme con su contador qué le corresponde. Los pasos para quedar listo están en los requisitos para facturar electrónicamente.

Los comprobantes que más va a usar

• Tiquete electrónico: para el cliente que compra para su consumo y no pide factura a su nombre.
• Factura electrónica: cuando el cliente la pide a nombre de su persona o su empresa, con su cédula.
• Nota de crédito: para anular o corregir una factura o un tiquete ya aceptado (una devolución, un error en el precio). Vea qué es una nota de crédito electrónica.
• Nota de débito: para sumar un cargo que faltó en un comprobante ya emitido.
• Factura electrónica de compra: cuando le compra a alguien que no puede facturarle a usted.
• Mensaje receptor: para aceptar o rechazar ante Hacienda las facturas que le mandan sus proveedores.

Si tiene dudas sobre cuál usar en el mostrador, lea ¿Tiquete o factura electrónica?.

Qué necesita para empezar

1. Estar inscrito en Hacienda con su actividad económica.
2. La llave criptográfica (un archivo .p12) y su PIN: es la firma digital de sus comprobantes.
3. El usuario y la contraseña para el envío de comprobantes.

Los tres se sacan en la Oficina Virtual de TRIBU-CR en unos diez minutos. Le explicamos cómo en Cómo sacar la llave criptográfica y el usuario de Hacienda.

Además conviene tener a mano:

• La dirección del negocio tal como está inscrita en Hacienda. Si no coincide, puede haber rechazos.
• El código CABYS de los productos que más vende. Puede buscarlos en nuestro buscador de códigos CABYS.

¿Cómo funciona una venta, paso a paso?

Imagine que una ferretería le vende a un cliente 3 sacos de cemento a ₡7.950, 6 varillas a ₡2.350, un martillo de ₡6.900 y 2 rollos de cinta a ₡750. Total: ₡46.350, con el IVA del 13 % incluido (unos ₡5.332 de impuesto).

1. El cajero registra los productos. Cada uno ya tiene su CABYS y su tarifa de IVA.
2. El cliente no pide factura a su nombre: sale un tiquete electrónico.
3. El sistema arma el XML con las cuatro líneas, el medio de pago y los totales.
4. Lo firma con la llave del negocio y lo envía a Hacienda.
5. Hacienda responde aceptado. El sistema guarda el XML y la respuesta.
6. El cliente se lleva su tiquete impreso o lo recibe por correo.

Si el mismo cliente hubiera pedido factura, el único cambio es el paso 2: se elige al cliente con su cédula y sale una factura electrónica a su nombre.

¿Qué pasa si Hacienda rechaza un comprobante?

Un comprobante rechazado no tiene validez: no se anula con una nota de crédito, se corrige el dato que falló y se emite uno nuevo. Los motivos más comunes son un CABYS que no existe, la cédula del cliente mal escrita o datos del negocio que no calzan con Hacienda. Vea qué hacer con un comprobante rechazado por Hacienda.

Si Hacienda solo tarda en responder (no es lo mismo que rechazar), un buen sistema deja la venta registrada y vuelve a consultar solo.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los comprobantes?

Hay que conservar cinco años el XML de cada comprobante y la respuesta de Hacienda. No basta con el PDF. Un buen sistema los guarda por usted y no le permite borrarlos.

Qué debe hacer su sistema por usted

Un buen sistema de facturación no le pide que entienda el XML. Debería:

• Calcular el IVA de cada línea con su tarifa y su código CABYS.
• Numerar los comprobantes sin saltos ni repetidos.
• Firmar y enviar a Hacienda en el momento de la venta.
• Reintentar solo si Hacienda no responde, sin que la venta se detenga.
• Mostrarle la respuesta en palabras simples, y guardar el XML y la respuesta de cada comprobante.
• Enviarle al cliente el PDF y el XML a su correo, si lo da.

Si está comparando opciones, vea cómo elegir un sistema de facturación electrónica.

Los errores más comunes

• Usar un código CABYS que no corresponde al producto.
• Escribir mal la cédula del cliente en una factura.
• Anular borrando: una venta facturada no se borra, se anula con una nota de crédito.
• Hacer una nota de crédito sobre un rechazado: lo rechazado se corrige y se vuelve a emitir.
• Dejar comprobantes pendientes sin revisar al final del día.

En resumen

• La versión 4.4 es la única que Hacienda acepta desde el 1 de septiembre de 2025.
• Necesita inscripción, llave criptográfica con PIN y usuario y contraseña de comprobantes.
• Solo el comprobante aceptado por Hacienda tiene validez.
• Lo aceptado se corrige con nota de crédito; lo rechazado se corrige y se emite de nuevo.
• El XML y la respuesta de Hacienda se guardan cinco años.

En MiGestionYa todo esto pasa al tocar «Cobrar»: el comprobante se arma en la versión 4.4, se firma, va a Hacienda y usted ve el «Aceptado» en la misma pantalla. Emite tiquetes, facturas, notas de crédito y débito, facturas de compra y mensajes receptor, y guarda el XML y la respuesta de cada uno.