Nota de crédito electrónica: cómo anular o corregir una factura

Una factura o un tiquete electrónico que Hacienda ya aceptó no se borra ni se edita: se anula o se corrige con una nota de crédito electrónica que hace referencia al original. Si deja sin efecto todo el comprobante, es una nota de crédito total; si solo rebaja una parte (una devolución parcial, un precio mal cobrado), es una nota parcial por ese monto.

Qué es una nota de crédito electrónica

Es un comprobante electrónico, igual que la factura: su sistema la arma, la firma con su llave y la envía a Hacienda, que la acepta o la rechaza. Su trabajo es restar: anula o rebaja los efectos de una factura electrónica o de un tiquete electrónico sin cambiar el documento original.

Por eso cada nota lleva la clave del comprobante que corrige. Así Hacienda, usted y su contador ven la historia completa: la factura de ₡56 500 y, ligada a ella, la nota que la rebajó.

¿Por qué no puedo simplemente borrar la factura?

Porque el reglamento de comprobantes electrónicos lo dice claro: un comprobante válidamente emitido no se puede anular directamente. El original queda inalterable y su número no se puede volver a usar. Lo que se anula o se modifica son sus efectos, y eso se hace con notas de crédito o de débito.

En la práctica, desde que Hacienda aceptó la factura, esa venta ya es parte de lo que usted declara. Si la borrara de su sistema, sus registros dirían una cosa y Hacienda otra. Además, debe guardar los XML de todo lo emitido, también de lo que después anuló.

¿Cuándo hago una nota de crédito total y cuándo una parcial?

Nota de crédito total (anula el documento completo):

• El cliente devolvió todo lo que compró.
• La venta se canceló.
• La factura salió con un error que la invalida entera, por ejemplo a nombre del cliente equivocado o con la cédula mal escrita.

Nota de crédito parcial (rebaja solo una parte):

• El cliente devolvió parte de la mercadería.
• Cobró un precio de más en una línea.
• Olvidó aplicar un descuento que había acordado.

Si el error está en los datos del cliente, no sirve una parcial: se anula la factura completa con una nota total y se emite una factura nueva con los datos correctos, ligada a la anulada.

Un ejemplo con números

Una ferretería le vende a un taller 5 sacos de cemento a ₡10 000 cada uno, más IVA del 13 %:

• Subtotal: ₡50 000
• IVA: ₡6 500
• Total de la factura: ₡56 500

Al día siguiente el taller devuelve 1 saco. La ferretería emite una nota de crédito parcial por ese saco:

• Monto: ₡10 000
• IVA: ₡1 300
• Total de la nota: ₡11 300

Resultado: la venta real queda en ₡45 200 (₡56 500 − ₡11 300) y el IVA en ₡5 200. Eso es lo que cuenta en la declaración. La factura sigue existiendo tal cual; la nota es la que hace la resta.

Si en vez de devolver un saco el taller hubiera devuelto los cinco, la nota sería total, por ₡56 500.

¿Qué pasa con el dinero y el inventario en una devolución?

La nota de crédito es un documento fiscal: le dice a Hacienda que esa venta ya no vale o vale menos. Pero no le devuelve la plata al cliente ni pone el saco en la bodega.

Esas dos cosas las tiene que registrar usted:

• El dinero que devuelve sale de la caja y debe quedar anotado, o la caja no le va a cuadrar al cierre. Vea Cómo cuadrar la caja todos los días.
• La mercadería que vuelve debe entrar de nuevo a su inventario.

Un buen sistema hace las dos cosas en el mismo paso en que emite la nota.

¿Se puede hacer una nota de crédito a un tiquete?

Sí. La nota de crédito sirve para corregir facturas y tiquetes. El caso más común: le hizo tiquete a un cliente y después le pide factura a su nombre. Lo correcto es anular el tiquete con una nota de crédito y emitir la factura con su nombre y su cédula. No se emiten dos comprobantes vigentes por la misma venta. Más detalle en ¿Tiquete o factura electrónica?.

¿En qué mes cuenta la nota de crédito?

Esta es la parte que más le importa a su contador. Si la nota es del mismo mes que la factura, no hay nada que pensar: las dos caen en la misma declaración.

Si la factura es de un mes anterior, la nota lleva un código que dice en qué período se refleja el ajuste. Hacienda distingue dos situaciones:

• Un hecho nuevo: el cliente devolvió hoy la mercadería, o la venta se canceló ahora. El ajuste se refleja en el mes de la nota.
• Un error al emitir: la factura estaba equivocada desde el principio. Hacienda agregó códigos para «error material», y con ellos el ajuste se refleja en el mes de la factura original.

Esos códigos nuevos son obligatorios en los sistemas a partir del 1 de noviembre de 2026, según el comunicado de Hacienda que actualizó los anexos de la versión 4.4. Si no sabe cuál le corresponde, pregúntele a su contador antes de emitir: cambiar el mes de un ajuste cambia lo que se declara. Le puede servir también La declaración del IVA en TRIBU-CR.

¿Y si Hacienda rechazó la factura?

Entonces no se hace nota de crédito. Un comprobante rechazado no tiene validez, así que no hay nada que anular. Lo que se hace es corregir el error y emitir un comprobante nuevo que indique cuál está sustituyendo. Le explicamos el paso a paso en Qué hacer si Hacienda rechaza un comprobante.

¿Y si es mi cliente quien rechaza la factura?

Cuando su cliente también es contribuyente, él le responde a Hacienda si acepta su factura, si la acepta solo en parte o si la rechaza. Si la rechaza o la acepta parcialmente, la norma le pide a usted emitir de inmediato la nota de crédito que corresponda y, si hace falta, un comprobante nuevo. Así funciona del otro lado: Mensaje receptor: cómo aceptar o rechazar facturas.

¿Y la nota de débito?

Es lo contrario: suma a una factura ya aceptada. Se usa, por ejemplo, cuando cobró de menos y el cliente acepta pagar la diferencia. También lleva la referencia al original.

Errores frecuentes

• Borrar la venta en el sistema en lugar de emitir la nota. La venta desaparece de sus registros pero sigue declarada ante Hacienda.
• Hacer una nota a un comprobante rechazado. No hace falta, y además no tiene sentido: el rechazado nunca valió.
• Emitir la nota y olvidarse de la caja. El dinero devuelto tiene que quedar anotado.
• Usar una nota parcial para corregir la cédula del cliente. Ese error se arregla anulando la factura y emitiendo una nueva.

En resumen

• Un comprobante aceptado no se borra: se anula o se corrige con una nota de crédito.
• Total si se cae toda la venta o los datos del cliente están mal; parcial si solo cambia una parte.
• La nota es fiscal: el dinero y la mercadería de una devolución se registran aparte.
• Si la factura es de un mes anterior, el código de la nota decide en qué mes cuenta el ajuste.
• A un comprobante rechazado no se le hace nota: se corrige y se emite uno nuevo.

En MiGestionYa usted anula desde el detalle del comprobante: sale la nota de crédito a Hacienda y, si marca «Es una devolución», la mercadería vuelve al inventario y el dinero sale de la caja de hoy como un gasto de devoluciones; para rebajar solo una parte hay una nota por el monto que usted indique, y si el comprobante es de un mes anterior el sistema le pregunta qué está corrigiendo para elegir el código.