Mensaje receptor: cómo aceptar o rechazar facturas de proveedores

El mensaje receptor es la respuesta que usted le da a Hacienda sobre cada factura electrónica que le hacen sus proveedores: la acepta, la acepta parcialmente o la rechaza. Tiene un plazo de 8 días hábiles contados desde el primer día del mes siguiente a la compra, y es lo que deja esa factura bien amarrada como respaldo de sus compras ante Hacienda.

Qué es el mensaje receptor

Cuando un proveedor le factura, Hacienda recibe la factura de él. Pero falta su parte: decir si usted reconoce esa compra y en qué términos. Eso es el mensaje receptor, que la norma llama mensaje de confirmación.

Es un documento electrónico, igual que una factura: su sistema lo arma, lo firma con su llave criptográfica y lo envía a Hacienda, que también lo valida y le responde.

Hay tres respuestas posibles:

• Aceptación: la factura está bien.
• Aceptación parcial: acepta una parte (por ejemplo, llegó menos mercadería de la facturada).
• Rechazo: no reconoce la factura o tiene errores.

¿Quién tiene que enviarlo?

Los contribuyentes que compran para su negocio y reciben facturas electrónicas a su nombre. No aplica al consumidor final: la persona que compra para su casa no confirma nada.

Hay una excepción: el contribuyente del régimen de tributación simplificada que se inscribió voluntariamente para emitir comprobantes queda eximido de esa confirmación, según el reglamento.

¿Cuál es el plazo para aceptar o rechazar una factura?

La resolución de disposiciones técnicas de Hacienda (MH-DGT-RES-0027-2024) da 8 días hábiles, contados a partir del primer día del mes siguiente al de la compra.

Ejemplo: si la factura es del 14 de octubre, los 8 días hábiles empiezan a correr el 1 de noviembre. Si es del 2 de octubre, también. Por eso el plazo se siente largo a principio de mes y corto a fin de mes.

El consejo es simple: no espere al plazo. Revise y responda cada factura cuando le llega, con la mercadería a la vista.

¿Qué pasa si no respondo a tiempo?

La resolución dice dos cosas que conviene conocer:

• El mensaje de confirmación es obligatorio para respaldar las compras que usted usa en sus declaraciones.
• Si una factura no tiene un beneficio fiscal y usted no la confirma en el plazo, se presume aceptada totalmente y pasa a formar parte de sus declaraciones.

Esa presunción no es un favor. Significa que, pasado el plazo, ya no puede rechazar una factura que estaba mal: si el proveedor le facturó de más, se queda así. Y si la compra sí tiene un beneficio fiscal (una exoneración, por ejemplo), el reglamento le pide siempre confirmarla o rechazarla.

Hay algo más que revisar: la factura del proveedor tiene que estar aceptada por Hacienda. La norma dice que una factura sin ese mensaje de aceptación no puede usarse como respaldo de créditos fiscales ni de gastos deducibles. Si tiene dudas, pídale al proveedor la respuesta de Hacienda.

¿Cuándo aceptar, aceptar parcialmente o rechazar?

Acepte cuando:

• La compra existe y la recibió completa.
• Los precios, las cantidades y el IVA son los acordados.
• Está a nombre de su negocio, con su cédula correcta.

Acepte parcialmente cuando la factura es real pero el monto no calza: llegó menos de lo facturado, una línea vino con precio de más, o faltó un descuento acordado. Debe escribir el motivo.

Rechace cuando:

• No reconoce la compra.
• La factura está a nombre de otra persona o empresa.
• Le llegó repetida.

También aquí debe indicar el motivo.

Cuando usted rechaza o acepta parcialmente, la norma le pide al proveedor emitir de inmediato la nota de crédito que corresponda y, si hace falta, un comprobante nuevo. Del lado del proveedor, así funciona: Cómo anular o corregir con una nota de crédito.

Un ejemplo con números

Un minisúper recibe una factura de su distribuidor por 10 cajas de un producto a ₡10 000 cada una, más IVA del 13 %:

• Subtotal: ₡100 000
• IVA: ₡13 000
• Total: ₡113 000

Pero llegaron solo 8 cajas. El minisúper envía una aceptación parcial con el motivo «Llegaron 8 de las 10 cajas facturadas».

El distribuidor emite una nota de crédito por las 2 cajas que faltaron: ₡20 000 más ₡2 600 de IVA, ₡22 600. Los anexos de Hacienda explican que la suma de la factura y de la nota da el valor real de la operación:

• Compra real: ₡90 400 (₡113 000 − ₡22 600)
• IVA de la compra: ₡10 400 (₡13 000 − ₡2 600)

Ese es el monto que respalda la compra, no el de la factura original.

¿Qué es la «condición del IVA» que me piden al aceptar?

Al aceptar, el mensaje indica qué va a hacer con el IVA que pagó en esa compra. Los anexos de la versión 4.4 tienen estas opciones:

• Genera crédito de IVA: lo usa completo como crédito en su declaración.
• Genera crédito parcial: solo una parte se acredita.
• Bienes de capital: equipo, maquinaria o similares que usa para producir.
• Gasto corriente que no genera crédito: el IVA no se acredita y queda como gasto.
• Proporcionalidad: todavía no sabe en qué proporción lo podrá acreditar.

Si no está seguro de cuál le toca, pregúntele a su contador una vez y apúntelo: casi siempre es la misma para el mismo tipo de compra. Le puede servir La declaración del IVA en TRIBU-CR.

¿Qué reviso antes de aceptar una factura?

1. Su nombre y su cédula como receptor.
2. Que la compra exista y que las cantidades coincidan con lo que recibió.
3. Los precios y el IVA de cada línea, con su tarifa.
4. Que no esté repetida.
5. Que Hacienda la haya aceptado.

¿Y las notas de crédito de mis proveedores?

Restan de lo que usted compró y del IVA que puede usar. El reglamento indica que las notas de crédito que el proveedor emite a raíz de su rechazo o de su aceptación parcial no se confirman. Lo importante es que las tenga registradas, para que sus compras no queden infladas.

Errores frecuentes

• Aceptar todo sin revisar. Una factura mal hecha que acepta queda como buena.
• Dejarlo para el último día. El plazo corre desde el primer día del mes siguiente, aunque la factura sea del día 30.
• Rechazar sin motivo claro. El proveedor necesita saber qué corregir.
• Olvidar las notas de crédito del proveedor. Sin ellas, sus compras se ven más grandes de lo que fueron.

En resumen

• El mensaje receptor es su respuesta a Hacienda: acepta, acepta parcialmente o rechaza cada factura de compra.
• Plazo: 8 días hábiles desde el primer día del mes siguiente a la compra.
• Sin respuesta, la factura sin beneficio fiscal se presume aceptada: ya no puede reclamar.
• La aceptación parcial y el rechazo llevan motivo, y el proveedor debe emitir la nota de crédito.
• La condición del IVA dice cuánto de ese IVA se acredita; defínala con su contador.

En MiGestionYa las facturas de sus proveedores entran a Compras arrastrando sus XML (varios a la vez o en .zip); usted acepta, acepta parcialmente o rechaza con la condición del IVA, el sistema envía el mensaje a Hacienda y guarda su respuesta, la lista le avisa las que están por vencer y las notas de crédito del proveedor restan solas del total comprado.