Factura electrónica de compra (FEC): cuándo y cómo emitirla

La factura electrónica de compra (FEC) es el comprobante que usted emite como comprador cuando le compra a alguien que no puede darle una factura electrónica: un productor del régimen agropecuario, una persona que no está inscrita en Hacienda o un proveedor del exterior. Con ella respalda esa compra en su contabilidad, como si el proveedor le hubiera facturado.

Qué es la factura electrónica de compra

Normalmente es el vendedor quien hace la factura. La FEC le da vuelta a eso: el que compra arma el comprobante, lo firma con su llave criptográfica y lo envía a Hacienda. Hacienda lo acepta o lo rechaza igual que cualquier otro comprobante.

El reglamento de comprobantes electrónicos la define como el documento que emite el adquirente de un bien o servicio para respaldar la operación, cuando quien vende no puede emitirle un comprobante electrónico.

Sin ella, esa compra queda sin un comprobante electrónico que la respalde. Con ella, la compra tiene su XML y su respuesta de Hacienda, como todas las demás.

¿Cuándo tengo que emitir una FEC?

El reglamento menciona estos casos. Le compra a:

• Alguien que no está obligado a emitir comprobantes electrónicos.
• Un contribuyente del régimen especial agropecuario, por ejemplo un productor que le vende su cosecha.
• Un proveedor no domiciliado, es decir, del exterior y sin domicilio en Costa Rica (un servicio o un intangible que contrató afuera).
• Una persona física que no está inscrita como obligado tributario.

Además, los anexos de la versión 4.4 permiten identificar al vendedor como «no contribuyente», pero solo cuando se trata de una venta de bienes usados. Por ejemplo, una persona que le vende una máquina usada que tenía en su casa.

¿Cuándo NO aplica la FEC?

El mismo reglamento la excluye en tres casos:

• Cuando le compra a un contribuyente del régimen de tributación simplificada que se inscribió para emitir comprobantes electrónicos.
• El transporte público.
• Los pagos a entidades del Estado por las actividades para las que fueron creadas.

Y una regla de sentido común: si su proveedor está inscrito y factura electrónicamente, pídale su factura. La FEC no es para reemplazar la factura de quien sí la puede hacer.

¿Quién aparece como emisor en una FEC?

Aquí está lo que más confunde. Usted emite la FEC: sale de su sistema, con su llave y con su numeración. Pero dentro del documento:

• El emisor es el proveedor, la persona que le vendió.
• El receptor es su negocio, que compró.

Tiene lógica: el documento describe una venta del proveedor a usted. Lo único que cambia es quién lo prepara y lo envía.

¿Qué datos necesito del proveedor?

Antes de pagarle, pídale lo que va a necesitar:

• Nombre completo o razón social, como está inscrito.
• Identificación: su cédula física, jurídica o DIMEX si es de Costa Rica. Si es del exterior, su identificación en su país.
• Domicilio: provincia, cantón y distrito si es de Costa Rica; su dirección en el exterior si no lo es.
• El número y la fecha de su factura, si es un proveedor del exterior. La FEC a un no domiciliado debe hacer referencia al comprobante que él le dio.
• El detalle de lo que compró: descripción, cantidad, precio y el código CABYS de cada línea, igual que en una factura de venta. Si no sabe cuál es, vea Qué es el código CABYS o use el buscador de CABYS.
• Cómo le pagó: de contado (efectivo, SINPE Móvil, transferencia…) o a crédito, con su plazo.

Un consejo práctico: pídale una foto de la cédula y copie el número de ahí. Hacienda revisa que la identificación exista; un número inventado o con un dígito de más hace que el comprobante salga rechazado.

Un ejemplo con números

Una panadería le compra a un productor de Poás, que no está inscrito como emisor, 40 kilos de fresas a ₡2 500 el kilo. La compra es de ₡100 000.

La panadería emite una FEC con:

• Emisor: el productor, con su nombre, su cédula y su domicilio en Poás.
• Receptor: la panadería.
• Línea: 40 kg de fresas, ₡2 500 por kilo, con el CABYS de fresas y la tarifa de IVA que corresponda a ese producto.
• Pago: SINPE Móvil.

Hacienda la acepta y la panadería se queda con el XML y la respuesta. Esa compra de ₡100 000 ya tiene su comprobante, aunque el productor nunca haya facturado.

¿Qué pasa con el IVA de una FEC?

Dos cosas claras:

• La FEC es una compra, no una venta. Va a su libro de compras. No se suma a sus ventas ni a las ventas que declara en el formulario 150.
• La tarifa de IVA de cada línea depende del producto o servicio, como en cualquier comprobante. Muchos productos agropecuarios tienen tarifas reducidas. Repase las tarifas de IVA en Costa Rica.

Lo que no es automático es si el IVA que aparece en una FEC se puede usar como crédito en su declaración. Depende del tipo de compra y de su actividad. Hay compras, como ciertos servicios contratados en el exterior, que tienen un tratamiento especial. Consúltelo con su contador antes de declarar.

¿La FEC se puede anular o corregir?

Sí, con las mismas reglas que una factura:

• Si Hacienda la aceptó y hay que anularla o rebajarla, se emite una nota de crédito que la referencia. Vea Cómo anular o corregir con una nota de crédito.
• Si Hacienda la rechazó, no tiene validez: se corrige el dato y se emite una FEC nueva que indique cuál sustituye. Vea Qué hacer si Hacienda rechaza un comprobante.

Errores frecuentes

• Emitir una FEC a un proveedor que sí factura electrónicamente. Pídale su factura.
• Escribir mal la cédula del proveedor. Hacienda la rechaza.
• Olvidar el número de factura del proveedor del exterior. La FEC a un no domiciliado lo necesita.
• Contarla como venta. Es una compra y va al libro de compras.
• Dejarla para fin de mes. Emítala cuando hace la compra, con el proveedor al frente y los datos a mano.

En resumen

• La FEC la emite el comprador cuando el vendedor no puede facturarle electrónicamente.
• Aplica a no inscritos, al régimen agropecuario, a proveedores del exterior no domiciliados y a la venta de bienes usados por un no contribuyente.
• No aplica al régimen simplificado inscrito como emisor, al transporte público ni a pagos al Estado.
• En el documento, el emisor es el proveedor y el receptor es su negocio.
• Va al libro de compras; si su IVA se acredita o no, lo define su contador.

En MiGestionYa la factura de compra se emite desde Compras, a un proveedor de Costa Rica o del exterior; va a Hacienda como cualquier comprobante, suma en el reporte de compras (nunca en ventas) y, si sale rechazada o se anula, se arregla desde su ficha con «Corregir y emitir de nuevo».